Основная внутрибиблиотечная документация в школьной библиотеке. Как правильно вести документацию школьной библиотеки? Документы библиотекаря


ДОКУМЕНТАЦИЯ В ШКОЛЬНОЙ БИБЛИОТЕКЕ

Организация работы с документами по учету библиотечного фонда осуществляется по правилам ведения делопроизводства (ГОСТ 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Основные документы библиотеки подлежат постоянному хранению как документы строгой отчетности.

11. В графе 9 указывается количество брошюр без указания стоимости .

Брошюры, как и книги, распределяются по содержанию. Рекомендуем

контролировать правильность записи в графы 6 и 9 , их сумма должна

Соответствовать записи в графе 5 .

12. В графе 10 учитываются аудиовизуальные документы (диски, дискеты, аудио - и видеокассеты).

13. В графе 11 учитываются издания естественных наук: отделы 20,22,24,26,28.

14. В графе 12 учитываются издания отделов 3,4,5.

15. В графе 13 учитываются издания по общественным и гуманитарным наукам , а также литература универсального содержания . Отделы: 60, 63, 65, 66, 67 , 68, 70/79 (кроме 74), 80/83, 85, 86, 87, 88, 9.

16. В графе 14 ведется учет изданий по народному образованию и просвещению: отдел 74.

17. В графах 16 и 16 соответственно учитываются художественная и детская литература (дошкольная и для 1-2 классов).


16, - сумма чисел должна соответствовать записи в графе 5 .

18. После 16 графы можно добавить дополнительные графы для ведения суммарного

учета учебников, а также для учета изданий тематики, актуальной для данной

Не ставятся на баланс библиотеки брошюры (объем до 48 страниц,), листовки (объем до 4 стр.), календари, плакаты, методические разработки, программы, материалы, подлежащие списанию после раздачи учащимся и педагогам (конкретный перечень библиотека определяет самостоятельно).

По окончании каждого учебного года подводятся итоги поступления за год, которые переносятся в часть 3 книги суммарного учета. После подведения итогов записи на новый год начинают подсчитывать

Часть 2. Выбытие из фонда.

19. Каждая партия книг, выбывших из библиотеки, после составления и утверждения акта записывается во 2-й части книги суммарного учета фонда на отдельной строке под очередным порядковым номером. Порядковые номера записей во 2-й части продолжаются из года в год.

20. В акт списания вносятся издания, исключаемые по одной какой-либо причине .

По окончании каждого года подводятся итоги выбытия за год , которые переносятся в часть 3 книги суммарного учета. После подведения итогов записи за новый год начинают подсчитывать заново, не суммируя с итогами предыдущего года.

Норматив списания документов из фондов открытого доступа по неустановленным причинам (недостача) должен составлять не более 0,1 % от объема книговыдачи.

Исключение документов производить не реже одного раза в 2 года.

Часть 3. Итоги движения библиотечного фонда.

21. По окончании года в части 3 подводятся итоги поступления и выбытия. Количество и стоимость изданий, записанных в инвентарную книгу, должны соответствовать данным бухгалтерии

См. образец книги суммарного учета

Инвентарная книга.

После того, как сделан суммарный учет, литература учитывается индивидуально. Основная форма индивидуального учета – инвентарная книга (форма 1). Страницы в ней нумеруются, книга прошнуровывается (прошивается), место скрепления подшивки удостоверяется подписью директора и круглой печатью школы.

Инвентарную книгу нельзя переписывать , за исключением особых случаев, на которые издается отдельный приказ, согласованный с высшей инстанцией (это может быть комитет по образования, централизованная бухгалтерия).

Инвентарная книга постоянно хранится в библиотеке, также как и книги суммарного учета. На поступившей книге инвентарный номер ставится в штампе библиотеки на титульном листе и на 17-й странице. В инвентарную книгу не записываются брошюры объемом до 48 страниц, тонкие книжки для младшего абонемента, листовки, календари, программы и литература, которая подлежит списанию после раздачи учителям и учащимся (разрезные альбомы и дидактический материал), а также плакаты. В инвентарную книгу можно не записывать книги, полученные в дар. Однако, в качестве подарков в библиотеку поступают очень ценные книги, нужные школе. Зачастую это едва ли не единственный способ комплектования фонда. Поэтому рекомендуем вести инвентарные книги для дареной литературы и для брошюр, присваивать им инвентарные номера с пометками «Б» - для брошюр, и «Д» - для дареных книг. Тогда вы сразу будете видеть, как учитывается эта книга, да и дубляж номеров будет вам не страшен.

Например, номер 225 – это номер по основной книге, а номер 225Б или 225 бр – это брошюра, и учет только ваш внутренний, поскольку в книге суммарного учета брошюры учитываются только количественно.

Если в качестве подарка получены ценные книги, которые желательно поставить на баланс, то они принимаются актом с указанием цены на каждую книгу, относятся бухгалтерией на баланс школы и оформляются так же, как любое новое поступление. Акт считается сопроводительным документом.

Образец ведения инвентарной книги (форма 1)

__2003 __ г.

Дата записи в инв. кн.

Номер

записи в кн. сум. уч.

Инв. номер

Отметка о проверке

Автор и заглавие

Год издания

Цена

Номер акта выбытия

Примечание

6.10

1

Белая.200 ответов на вопр. завед.

97

22

00

2

+

Детский сад. Кн. для завед.

82

1

35

21.11.02

3

.

Куцакова. Летний досуг

03

55

50

8.10

4

.

- « -

03

55

50

1. При записи в инвентарную книги в графе 1 указываем дату записи (число и месяц); год указываем в верхнем левом углу страницы ИК.

2. В графе 2 записываем инвентарные номера (по порядку).

3. В графе 3 делается отметка о проверке фонда или инвентаризации (значком по выбору).

4. В графе 4 указывает автора (без инициалов, только фамилию) и заглавие книги. Если три и более авторов, то книга записывается под заглавием. Разрешается делать сокращения, однако смысл заглавия должен быть понятен. Запись ведется в одной строке. При записи нескольких книг разрешается ставить знак «повтор» только в графах 4 и 5.

5. В графе 5 разрешается указывать две последние цифры года издания.

6. Если книга без цены (согласно сопроводительного документа) или подарена учреждению, то в графах 6 и 7 можно сделать запись б/ц.

7. В графе 8 указываем номер и дату акта выбытия книги (списания). При этом инвентарной книге аккуратно зачеркивается инвентарный номер.

8. В графе 9 указываются особенности особо ценных изданий (уникальный переплет, автограф автора и пр.) или дефектность (отсутствие нескольких листов текста, гравюр, вкладыша и пр.).

9. Запись в ИК ведется пастой одного цвета.

10. Не допускаются помарки и исправления. Если лицо, ведущее запись, допустило ошибку, внизу страницы делается запись «исправленному верить» и ставится подпись.

11. По окончанию заполнения инвентарной книги лицо, ведающее книгами, проставляет на последней странице порядковые номера вписанных книг (от № ___ до № ___) и ставит свою подпись.

12. Книга хранится до тех пор, пока существует учреждение.

13. Возобновление (переписка) ИК допускается только с разрешения учредителя или комитета по образованию в исключительных случаях. Нарушение этого правила рассматривается как попытка скрыть бесхозяйственное ведение учета литературы или незаконное списание книг.

14. Будучи документом постоянного хранения, инвентарная книга должна быть переплетена, постранично пронумерована и заверена руководителем учреждения (подписью и печатью).

Приходные акты

Сопроводительные документы на книги (акты. Накладные, фактуры) хранятся в отдельной папке. При сдаче в бухгалтерию документов на полученные книги на каждом документе должно быть написано: «Книги в количестве … на сумму...руб….коп. (цифрами и прописью) приняты и записаны в книгу суммарного учета под № …. Из них записаны в инвентарную книгу … экз. на сумму …руб….коп. (цифрами и прописью), под №№ …. Кроме того, получено … экз. литературы временного хранения, не подлежащей инвентарному учету на сумму … руб. …коп.(цифрами и прописью). Дата. Подпись».

Литература временного хранения списываете один раз в 1-2 года. Если бухгалтерия соглашается списывать литературу временного хранения сразу, не относя ее на баланс библиотеки, тогда запись в сопроводительном документе будет выглядеть так:

«Книги в количестве … на сумму...руб….коп. (цифрами и прописью) приняты и записаны в книгу суммарного учета под № …. Из них записаны в инвентарную книгу … экз. на сумму …руб….коп. (цифрами и прописью), под №№ …. Материалы, не подлежащие постановке на баланс на сумму …руб….коп. (прописью). Дата. Подпись».

Каталоги, картотеки

На все поступившие издания заполняются две каталожные карточки – для

Дата записи

Место, год изд.

№ записи в 1 ч. КСУ

Отм. о выбытии

Утерянные учебники теми же или равноценными по значимости для библиотеки. При этом библиотека вправе не принять аналогичный учебник другого автора, если в школе он не используется.

Документация в школьной библиотеке

Перечень документации, обязательной в библиотеке общеобразовательного учебного заведения

I.Общая документация

1. Положение о библиотеке общеобразовательного учебного заведения (утверждается директором школы).

2. Паспорт библиотеки.

3. Правила пользования библиотекой общеобразовательного учебного заведения (утверждаются директором школы).

4. Должностные обязанности работников библиотеки (утверждаются директором школы).

5. Годовой и месячный план работы библиотеки (является составной частью годового плана работы школы, утверждается директором школы).

6. Дневник учета работы школьной библиотеки (хранится 3 года).

7. График и расписание работы библиотеки.

8. Отчет о работе библиотеки за предыдущий год.

II. Документы по основному фонду

1. Книги суммарного учета.

2. Инвентарные книги.

3. Папка с копиями накладных.

4. Акты о проведении проверки фонда.

5. Папка актов движения фонда(списание, передача).

6.Тетрадь учета литературы, принятой взамен утерянной.

7. Журнал учета изданий, не подлежащих записи в инвентарную книгу (брошюр).

8. Журнал учета библиографических справок.

9. Картотека регистрации периодических изданий.

10. Читательские формуляры.

III. Документы по учебному фонду

1.Книга суммарного учета.

2. Картотека учебников (учетные карточки документов).

3. План (отчет) работы с учебным фондом.

4.Копии накладных по доставке учебников.

5.Журнал (папка) учета поступивших учебников.

6. Папка актов движения учебного фонда (списание, передача).

7. Тетрадь замены учебников.

8. Журнал учета регистрационных карточек картотеки учебников.

9. Журнал учета выдачи учебников по классам или индивидуальные формуляры.

10. Диагностическая карта уровня обеспеченности учебной литературой.

11. Отчет школы о количестве учебников по параллелям и областям знаний.

1. Книги суммарного учета или в другой виде регистра, принятый в библиотеке.

2. Инвентарные книги

3. Картотека

4 Журнал учета нетрадиционных носителей информации

Примечания:

Сроки хранения управленческих документов устанавливаются в соответствии с правилами организации архивного дела в Российской Федерации. Для некоторых категорий документов, обеспечивающих учет и сохранность фондов, устанавливаются следующие сроки хранения:

постоянно, до ликвидации библиотеки хранятся

регистры индивидуального и суммарного учета документов библиотечного фонда (Инвентарные книги, Книги суммарного учета, учетный каталог, топографические описи и каталоги и др.),

Акты о списании исключенных объектов библиотечного фонда,

Акты о приеме-передаче списанных объектов библиотечного фонда;

в течение пяти лет хранятся

сопроводительные документы (накладные, описи, счета-фактуры,

списки на поступающую литературу),

Акты о пожертвовании, иные документы, подтверждающие прием, перестановку, выбытие документов,

Журналы (тетради) учета изданий, принятых от читателей взамен утерянных;

до окончания очередной проверки фонда хранятся

Акты о предыдущей проверке наличия документов (инвентаризации) библиотечного фонда.

Консультация
ДОКУМЕНТАЦИЯ В ШКОЛЬНОЙ БИБЛИОТЕКЕ
Организация работы с документами по учету библиотечного фонда осуществляется по правилам ведения делопроизводства (ГОСТ 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Основные документы библиотеки подлежат постоянному хранению как документы строгой отчетности.

Официально для школьных библиотек методическим центром является Государственная научная педагогическая библиотека имени К.Д.Ушинского в Москве. По рекомендациям ГНПБ в школьной библиотеке должны вестись 17 текущих учетных форм, не считая актов о списании и паспорта каталогов (см. брошюры «Технология работы школьной библиотеки», «Организация фонда школьной библиотеки»). В настоящее время добавились новые документы: Типовое положение о школьной библиотеке, Правила пользования библиотекой, паспорт библиотеки. Итого получается свыше 20 документов.

Итак, для начала вспомним, что большинство бухгалтерий, как правило, ведет только суммарный учет библиотечного фонда (стоимость) без количественного показателя и без деления на фонд художественной и научно-популярной литературы. Фонд учебников в настоящее время учитывается отдельно. Т.е., в бухгалтерии учитываются основной и учебный фонды.

Тем не менее, библиотекарь должен иметь все сведения о своих фондах, потому что он за них отвечает (даже при том, что основную ответственность за все имущество школы несет директор, независимо от того, подписывал библиотекарь или нет договор о материальной ответственности). Любая проверка вправе спросить с библиотекаря подробные сведения о фонде, а не только суммарный учет, который ведет бухгалтерия. Такие сведения, естественно, нужны и для комплектования фонда. Учет основного фонда и фонда учебников ведется отдельно. Впрочем, в «Инструкции об учете библиотечного фонда библиотек образовательных учреждений» от 24.08.2000 года 2488 не прописано, что библиотека должна вести 2 книги суммарного учета, разрешая добавлять в единую книгу суммарного учета факультативные записи.

Итак, все поступившие книги после сверки с сопроводительным документом и штемпелевания учитываются прежде всего суммарно.
ДОКУМЕНТЫ УЧЕТА ОСНОВНОГО ФОНДА
Книга суммарного учета основного фонда.

Новая книга суммарного учета библиотечного фонда имеет целью вести суммарный учет фондов в соответствии с изменениями в существующей библиотечно-библиографической классификации.

В основу распределения изданий по содержанию легла систематизация ББК, охватывающая основные области научного знания:


  • Естественные науки,

  • Прикладные науки,

  • Общественные и гуманитарные науки литература универсального содержания;

  • Педагогические науки (в том числе).

  1. Книга суммарного учета библиотечного фонда – основной учетный документ суммарного учета всех изданий (кроме газет) и аудиовизуальных документов.

  2. Записи в книгу производятся от руки производятся только ручкой. Вместе с тем библиотека имеет право вести учет в карточной форме, в виде распечаток, полученных на компьютере, в машинохранимых файлах, записанных на диске, дискете и других носителях, обеспечивающих долговечное хранение.

  3. Книга суммарного учета состоит из трех частей:

    • Поступление в фонд.

    • Выбытие из фонда.

    • Итоги движения

Часть 1. Поступление в фонд.


  1. Каждая партия книг и брошюр, поступивших в библиотеку по одному документу, записывается в первой части книги на отдельной строке под очередным порядковым номером.

  2. Порядковые номера записи в части 1 начинаются каждый год с первого номера.

  3. В графе 3 указывается номер и дата сопроводительного документа.

  4. В графе 4 кратко указывается источник поступления изданий: комитет по образованию, учколлектор, магазин №…, дар и др.

  5. В графе 6 указываются только те книги, которые подлежат записи в инвентарную книгу.

  6. В графе 7 и 8 отражается стоимость изданий, подлежащих записи в инвентарную книгу без накладных расходов.

  7. В графе 9 указывается количество брошюр без указания стоимости .
Брошюры, как и книги, распределяются по содержанию. Рекомендуем

контролировать правильность записи в графы 6 и 9 , их сумма должна

соответствовать записи в графе 5 .


  1. В графе 10 учитываются аудиовизуальные документы (диски, дискеты, аудио- и видеокассеты).

  2. В графе 11 учитываются издания естественных наук: отделы 20,22,24,26,28.

  3. В графе 12 учитываются издания отделов 3,4,5.

  4. В графе 13 учитываются издания по общественным и гуманитарным наукам , а также литература универсального содержания . Отделы: 60, 63, 65, 66, 67 , 68, 70/79 (кроме 74), 80/83, 85, 86, 87, 88, 9.

  5. В графе 14 ведется учет изданий по народному образованию и просвещению: отдел 74.

  6. В графах 16 и 16 соответственно учитываются художественная и детская литература (дошкольная и для 1-2 классов).

  7. Рекомендуем контролировать правильность записи в графы 10, 11, 12, 13, 14, 15,
16, - сумма чисел должна соответствовать записи в графе 5 .

18. После 16 графы можно добавить дополнительные графы для ведения суммарного

учета учебников, а также для учета изданий тематики, актуальной для данной

школы.
Не ставятся на баланс библиотеки брошюры (объем до 48 страниц,), листовки (объем до 4 стр.), календари, плакаты, методические разработки, программы, материалы, подлежащие списанию после раздачи учащимся и педагогам (конкретный перечень библиотека определяет самостоятельно).

По окончании каждого учебного года подводятся итоги поступления за год, которые переносятся в часть 3 книги суммарного учета. После подведения итогов записи на новый год начинают подсчитывать
Часть 2. Выбытие из фонда.

19. Каждая партия книг, выбывших из библиотеки, после составления и утверждения акта записывается во 2-й части книги суммарного учета фонда на отдельной строке под очередным порядковым номером. Порядковые номера записей во 2-й части продолжаются из года в год.
20. В акт списания вносятся издания, исключаемые по одной какой-либо причине .

По окончании каждого года подводятся итоги выбытия за год , которые переносятся в часть 3 книги суммарного учета. После подведения итогов записи за новый год начинают подсчитывать заново, не суммируя с итогами предыдущего года.
Норматив списания документов из фондов открытого доступа по неустановленным причинам (недостача) должен составлять не более 0,1 % от объема книговыдачи.

Исключение документов производить не реже одного раза в 2 года.
Часть 3. Итоги движения библиотечного фонда.

21. По окончании года в части 3 подводятся итоги поступления и выбытия. Количество и стоимость изданий, записанных в инвентарную книгу, должны соответствовать данным бухгалтерии

См.образец книги суммарного учета
Инвентарная книга.
После того, как сделан суммарный учет, литература учитывается индивидуально. Основная форма индивидуального учета – инвентарная книга (форма 1). Страницы в ней нумеруются, книга прошнуровывается (прошивается), место скрепления подшивки удостоверяется подписью директора и круглой печатью школы.

Инвентарную книгу нельзя переписывать , за исключением особых случаев, на которые издается отдельный приказ, согласованный с высшей инстанцией (это может быть комитет по образования, централизованная бухгалтерия).

Инвентарная книга постоянно хранится в библиотеке, также как и книги суммарного учета. На поступившей книге инвентарный номер ставится в штампе библиотеки на титульном листе и на 17-й странице. В инвентарную книгу не записываются брошюры объемом до 48 страниц, тонкие книжки для младшего абонемента, листовки, календари, программы и литература, которая подлежит списанию после раздачи учителям и учащимся (разрезные альбомы и дидактический материал), а также плакаты. В инвентарную книгу можно не записывать книги, полученные в дар. Однако, в качестве подарков в библиотеку поступают очень ценные книги, нужные школе. Зачастую это едва ли не единственный способ комплектования фонда. Поэтому рекомендуем вести инвентарные книги для дареной литературы и для брошюр, присваивать им инвентарные номера с пометками «Б» - для брошюр, и «Д» - для дареных книг. Тогда вы сразу будете видеть, как учитывается эта книга, да и дубляж номеров будет вам не страшен.

Например, номер 225 – это номер по основной книге, а номер 225Б или 225 бр – это брошюра, и учет только ваш внутренний, поскольку в книге суммарного учета брошюры учитываются только количественно.

Если в качестве подарка получены ценные книги, которые желательно поставить на баланс, то они принимаются актом с указанием цены на каждую книгу, относятся бухгалтерией на баланс школы и оформляются так же, как любое новое поступление. Акт считается сопроводительным документом.
Образец ведения инвентарной книги (форма 1)

__2003 __ г.



  1. Дата записи в инв. кн.

    Номер

    записи в кн.сум. уч.

    Инв. номер

    Отметка о проверке

    Автор и заглавие
    Год издания

    Цена
    Номер акта выбытия

    Примечание

    руб


    1

    2

    3

    4

    5

    6

    7

    8

    9

    6.10

    1

    v

    Белая.200 ответов на вопр.завед.

    97

    22

    00

    2

    +

    Детский сад. Кн.для завед.

    82

    1

    35

    21.11.02

    3

    .

    Куцакова. Летний досуг

    03

    55

    50

    8.10

    4

    .

    - « -

    03

    55

    50

Документация школьной библиотеки играет особое значение в общем документообороте учреждения. Важно знать и соблюдать принципы и стандарты ведения всех документов этого школьного подразделения.

Школьная библиотека — это часть школы, являющаяся ее полноправным структурным подразделением. В каждой школе в нашей стране есть обязательно библиотека, большая или маленькая.

Школьная библиотека должна:

Обеспечить процесс учебы и воспитания информацией для абсолютно всех педагогов и учащихся.

Сформировать у обучающихся способность быть абсолютно самостоятельным пользователем информации и библиотеки.

Постоянно совершенствовать уже имеющиеся и осваивать все новейшие технологии библиотеки.

Школьная библиотека состоит из:

Выдача книг – абонемент.

Небольшой зал для чтения – читальный зал.

Электронные и бумажные каталоги, где можно проверить наличие той или иной книги.

Какие же функции выполняет библиотека в школе?

Поддержать процесс учебы в плане информации – обеспечить всех учащихся и также учителей всей необходимой литературой.

Создание различных описаний, классификаций, правильная систематизация библиотечного фонда, создание и ведение тематических картотек.

Привлекать детей к тому, чтобы они больше читали, с помощью различных игр, вечеров, конференций.

Помочь развивать грамотность в плане информации через регулярные тематические уроки, посвященные самым разным датам и событиям.

Постоянное пополнение фонда путем его профессионального комплектования.

Обязательная документация, которую нужно вести для планирования работы и закупа литературы, а также составление периодических отчетов о проделанной работе.

Насколько сегодня актуальна школьная библиотека

Сегодня все общество в целом находится на совершенно новом витке своего поступательного развития, а вместе с ним и школа постоянно совершенствуется и развивается на новом этапе. Именно сейчас роль библиотеки в школе и библиотекаря становится очень важной и практически одной из главных в процессе образования и воспитания учащихся и взаимодействии учителей, школы и родителей. Именно библиотекарь – это тот главный специалист, который ежедневно постоянно работает с огромными пластами самой новой объемной и очень важной информации.

Именно сегодня роль библиотеки в школе совершенно другая, новая и очень значимая. Это не просто то место, где можно взять книгу для души или по программе, как это было раньше. Теперь библиотека должна обязательно научить детей культуре чтения и получения необходимой для самообразования и школьного образования информации. Она должна максимально правильно приобщить всех учащихся школы к тому, чтобы они сами захотели читать и узнавать нечто новое, помогает правильному воспитанию личности в плане лучшей грамотности, развитого интеллекта, индивидуальных способностей творчества и всевозможных нравственных аспектов. Этой личности должны быть созданы такие условия, чтобы она могла комфортно существовать в обществе информации и интеллекта. Немаловажная роль, практически основная, в этом процессе отводится именно библиотеке в школе и школьному библиотекарю. Сегодня он не просто библиотекарь, а педагог, участвующий полноценно в воспитательном и образовательном процессе всей школы в целом.

Сегодня есть три основных направления того, какова роль библиотеки в школе и как должен действовать библиотекарь:

Создать школьную медиатеку на базе имеющейся библиотеки.

Библиотека – главный центр информации всей школы.

Подразделение структурного типа в школе со своими собственными функциональными особенностями.

Школа и библиотека должны именно помогать тому, чтобы человек захотел развиваться сам, улучшать свои знания через самостоятельное образование. Этому должны помогать все те ресурсы информации, которые предоставляются библиотекой в школе, а главное то, что она должна быть полной и максимально открытой в плане этого доступа.

То есть, библиотека это целая среда, которая создает систематизацию всех ресурсов информации, направленных на нужды обучения, помогающую сделать этот доступ максимально широким, способствующую формированию культуры информации учащихся, учителей и родителей, и создающую максимальный комфорт для того, чтобы учащиеся захотели работать сами.

Сегодня библиотека в школе – это ее подразделение, которое участвует во всем учебном и воспитательном процессе, чтобы все участники этого процесса могли воспользоваться абсолютно бесплатно пользоваться всеми ресурсами информации и библиотеки.

Вся работа с документами в библиотеке школы ведется по ГОСТУ требований к правильному оформлению всех документов.

Все главные документы должны постоянно храниться, так как это отчетность строгого типа.

Существует положение, по которому в каждой библиотеке в школе должно быть 17 форм учета, все акты о списании литературы, Положение о библиотеке школы по типовой форме, как правильно пользоваться библиотекой и паспорт.

В бухгалтерии ведется отдельный учет фондов учебников и отдельно основного фондов.

Но именно библиотекарь, как материально ответственное лицо, после директора, должен представлять все фонды своей библиотеки. Эта информация требуется и для правильного комплектования библиотеки новыми изданиями. Основной и учебный фонды учитываются отдельно друг от друга.

Все новые поступления сверяются, затем на них ставится печать и ведется их суммарный учет. Ведется обязательно Книга суммарного учета фонда. Это главный документ учета всех книг, журналов, дисков.

Все в книгу записывается вручную. В книгу входит три части:

Поступление.

Движение и его итоги.

В первой части ведется запись всех партий новых поступлений. Каждый год записи заново нумеруются. Указывается автор, название, дата накладной, место, из которого поступило издание, его стоимость и количество. Небольшим брошюрам инвентарные номера не присваиваются. В конце года нужно обязательно подвести итог всех поступлений за год.

В части книги о выбытии книг ведется запись всех выбывших из библиотеки изданий. Запись ведется с обязательным указанием номеров актов о списании. В конце года также нужно обязательно подвести итог о выбытии всех изданий за год.

Ежегодно нужно проводить итог движения фонда, учитывая его прибытие и выбытие.

Ведение документооборота очень важно, ведь в любой момент может понадобиться справка о работе школьной библиотекивышестоящему ведомству. Поэтому, нужно вести все правильно и грамотно, чтобы в любой момент можно было предоставить нужные сведения.

Другой важный документ – инвентарная книга. В ней ведется индивидуальный учет каждой книги с указанием инвентарного номера. Не допускается переписывание инвентарных книг. Она должна быть на постоянном хранении в библиотеке, пока существует образовательное учреждение в целом.

Акты прихода — это все документы, которые приходят с новыми поступлениями книг. Эти бумаги должны храниться отдельно в специальной папке.

На все новые книги ведется составление картотеки и каталога. Есть два каталога:

Алфавитный, где книги идут в алфавитном порядке.

Также ведется обязательная тетрадь, где учитываются все те книги, которые были приняты в качестве замены потерянных. Замена должна производиться совершенно равноценным изданием. Если книга очень ценная, то можно потребовать произвести замену такой же абсолютно или столь же ценной. Замены заносятся обязательно в инвентарную книгу с присвоением номера.

Поступление учебников записывается в книгу суммарного учета учебных изданий. Инвентарные номера каждому отдельному учебнику не присваиваются.

Также создается специальная картотека учебников, которую лучше классифицировать по предметному типу.

Если учебник потерян, он заменяется аналогичным. Их регистрация производится в специальной тетради.

Также хорошо вести в школьной библиотеке «Дневник работы». Он помогает упростить ведение отчетности и работы с читателями. С его помощью справка о школьной библиотеке готовится быстро и легко.

Документы школьной библиотеки — это довольно таки важные бумаги, которые должны оформляться, храниться и использоваться соответствующим образом. Отклонений от правил в данном случае быть не должно.

ДОКУМЕНТЫ МЕЖДУНАРОДНОГО УРОВНЯ

  1. Всеобщая декларация прав человека (принята Генеральной Ассамблеей ООН 10.12.1948 г.).
  2. Декларация прав ребенка (принята Генеральной Ассамблеей ООН 20.11.1959 г.).
  3. Конвенция ООН о правах ребенка (принята Генеральной Ассамблеей ООН в 1989 г.).
  4. Манифест ИФЛА для школьных библиотек (2000 г.).

ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

  1. Конституция Российской Федерации.
  2. Федеральный закон РФ от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации».
  3. Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 78-ФЗ «О библиотечном деле».
  4. Гражданский кодекс Российской Федерации: Часть 4: Раздел VII «Права на результаты интеллектуальной деятельности и средства и индивидуализации»: Глава 70 «Авторское право».
  5. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».
  6. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информацион¬ных технологиях и о защите информации».
  7. Федеральный закон РФ от 29.12.2010 № 436-ФЗ «О защите детей от информации, причиняющей вред их здоровью и развитию».

НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, ПОДГОТОВЛЕННЫЕ ФЕДЕРАЛЬНЫМИ ОРГАНАМИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ

  1. Государственная программа Российской Федерации «Развитие образования на 2013- 2020 годы» (в новой редакции), утвержден¬ная распоряжением Правительства РФ от 15 мая 2013 г. № 792-р.
  2. Федеральные государственные образова¬тельные стандарты (ФГОС) начального, основного и среднего общего образования.
  3. Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 29 декабря 2010 г. № 189 «Об утверждении СанПиН 2.4.2.2821- 10 «Санитарно-эпидемиологические требо¬вания к условиям и организации обучения в общеобразовательных учреждениях»».
  4. Постановление Правительства РФ от 25.04.2012 г. № 390 «О противопожарном режиме».
  5. Правила пожарной безопасности для учреждений культуры Российской Федера¬ции ВППБ 13-01-94 (введены в действие приказом Минкультуры РФ от 1 ноября 1994 г. № 736).
  6. «Квалификационные характеристики должностей работников культуры, искусства и кинематографии», утвержденные приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации № 251-н от 30 марта 2011.
  7. Приказ Министерства здравоохранения и социального развития от 31 мая 2011 г. № 448-н «О внесении изменения в Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «Квалификационные характеристики должностей работников образования».
  8. Постановление Правительства РФ от 8 августа 2013 г. № 678 «Об утверждении номенклатуры должностей педагогических работников организаций, осуществляющих педагогическую деятельность, должностей руководителей образовательных организаций».
  9. «Примерное положение о библиотеке образовательного учреждения»: Письмо Министерства общего и профессионального образования РФ от 23.03.2004 г. № 14-51-70/13-
  10. Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 8 октября 2012 г. № 1077 «Об утверждении Порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда».
  11. Приказ Министерства образования РФ от 24.08.2000 г. № 2488 «Об учете библиотечного фонда библиотек образовательных учреждений»

ЛОКАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

  1. Положение о библиотеке общеобразовательного учреждения.
  2. Правила пользования библиотекой общеобразовательного учреждения.
  3. Должностные инструкции работников библиотеки.
  4. План работы библиотеки на учебный год.
  5. Отчет о работе библиотеки за учебный год.
  6. Инструкция по технике безопасности в библиотеке.
  7. Инструкция по пожарной безопасности в библиотеке.
  8. Порядок организации доступа в Интернет

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ (ФОРМЫ) ПО УЧЕТУ РАБОТЫ БИБЛИОТЕКИ И БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА

  1. Дневник учета работы школьной библиотеки.
  2. Книги суммарного учета библиотечного фонда.
  3. Инвентарные книги на печатные издания.
  4. Журнал учета (или инвентарная книга) не¬традиционных носителей информации.
  5. Журнал учета (или картотека) изданий, не подлежащих записи в инвентарную книгу (брошюр).
  6. Картотека учета периодической печати.
  7. Документы по организации учета учебников (Картотека учебников, Журнал учета регист-рационных карточек картотеки учебников).
  8. Тетрадь учета литературы, принятой взамен утерянной.
  9. Акты на списание литературы.
  10. Акты о переоценке фондов.
  11. Акты о проверке фондов.
  12. Договор пожертвования.
  1. Положения о структурных подразделениях (абонементе, читальном зале, медиатеке) при их наличии.
  2. Инструкция по учету библиотечного фонда.
  3. Порядок замены утраченной или испорчен¬ной литературы.
  4. Инструкция о порядке выдачи учебников учащимся на дом и на учебные занятия.
  5. Положение о Совете библиотеки (при их наличии).
  6. Положение об активе библиотеки (при их наличии).
  7. Паспорт библиотеки общеобразовательного учреждения.

САНИТАРНО-ЭПИДЕМИОЛОГИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ К УСЛОВИЯМ И ОРГАНИЗАЦИИ ОБУЧЕНИЯ В ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ САНИТАРНО-ЭПИДЕМИОЛОГИЧЕСКИЕ ПРАВИЛА И НОРМАТИВЫ
САНПИН 2.4.2.2821-10
(ИЗВЛЕЧЕНИЯ)

4.19. Тип библиотеки зависит от вида общеобразовательного учреждения и его вмести¬мости. В учреждениях с углубленным изучением отдельных предметов, гимназиях и лицеях библиотеку следует использовать в качестве справочно-информационного центра общеобразовательного учреждения.
Площадь библиотеки (информационно¬го центра) необходимо принимать из расчета не менее 0,6 м2 на одного обучающегося. При оборудовании информационных центров компьютерной техникой должны соблюдаться гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы.

10.33. В целях профилактики нарушения осанки обучающихся рекомендуется для начальных классов иметь два комплекта учебников: один - для использования на уроках в общеобразовательном учреждении, второй - для приготовления домашних заданий.

Рекомендуется для организации различных видов внеурочной деятельности использовать общешкольные помещения: читальный, актовый и спортивный залы, библиотеку, а так¬же помещения близко расположенных домов культуры, центры детского досуга, спортивные сооружения, стадионы.

ПРАВИЛА ПОЖАРНОЙ БЕЗОПАСНОСТИ ДЛЯ УЧРЕЖДЕНИЙ КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ВППБ 13-01-94
(ИЗВЛЕЧЕНИЯ)

1.19. Стеллажи для хранения книг и фондов в музеях, библиотеках и других учреждениях культуры должны быть металлические.

5.1.12. В хранилищах книжных фондов музеев и библиотек должны быть обеспечены про¬ходы между стеллажами: главный проход - 1,2 м, рабочие - 0,75 м, а также боковые обходы между стеной и стеллажами - не менее чем по 0,5 м.