Контрольные вопросы. Контрольная работа: Информационно-справочные документы Значение и виды контроля
6.6 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ РАБОТА
Одна из главных целей регистрации - создание банка данных о документах
учреждения. Служба делопроизводства и секретарь-референт (в маленькой
фирме) на основе этого банка данных обязаны в несколько минут ответить
на вопросы двух типов:
- у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ и
- в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.
Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов -
главнейшая задача службы делопроизводства. И прежде всего для выполнения
именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о
документах.
Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации, может
вестись как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в
автоматизированном режиме.
Справочная картотека строится из регистрационных карточек. Для картотеки
нужен длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки будут, в
отличие от сроковой контрольной картотеки, накапливаться в течение года.
Разделителями в справочной картотеке будут названия структурных
подразделений (если они есть) или направления деятельности в учреждении.
Внутри этих разделов удобнее всего размещать карточки по алфавиту
корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.).
Отдельно ведется картотека на обращения граждан (предложения, заявления,
жалобы). Хорошо также иметь отдельную картотеку на
законодательно-нормативные и распорядительные документы, которая
строится по тематическому принципу.
В момент регистрации, как уже указывалось выше, надо составить две
карточки: одна помещается в сроковую контрольную картотеку, другая в
справочную. Это приходится делать потому, что запрос о документе может
поступить тогда, когда он еще находится в работе и быстро навести
справку по сроковой картотеке не удастся. Такой запрос в положенные 3
минуты можно выполнить только по справочной картотеке. Следовательно,
пока документ в работе, на него имеется две карточки - в сроковой и
справочной картотеках.
После исполнения документа карточка из сроковой картотеки как более
полная и имеющая все отметки о решении вопроса, затронутого в документе,
переставляется в справочную картотеку, а аналогичная карточка из
справочной картотеки вынимается и уничтожается либо используется для
создания дополнительной справочной картотеки для поиска документов по
другому поисковому признаку (например, если основная картотека построена
по тематическому признаку, то в дополнительной карточки могут
располагаться по алфавиту корреспондентов).
В оперативной работе находятся картотеки за текущий и прошедший год.
Общий срок хранения карточек - 3 года. В картотеке
законодательно-нормативных и распорядительных документов карточки стоят
до замены документов новыми.
Значительно расширены возможности информационно-справочного обслуживания
с введением автоматизированной системы регистрации.
Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки
по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку
документа.
"Справка может выдаваться:
- По конкретному документу: где находится; стадия подготовки; результат
исполнения; место хранения.
- По теме (содержанию): конкретный документ; группа документов.
- По корреспонденту/автору: конкретный документ; все документы автора;
все документы автора по определённому вопросу; все документы автора за
указанный период.
- По региону: стране; области; городу. Для поиска документа или группы
документов могут задаваться следующие реквизиты:
- входящие, исходящие, внутренние документы (поиск может вестись как
отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов);
- вид документа (письмо, приказ, договор и т.п.);
- приблизительные хронологические рамки поиска (по дате поступления или
для внутренних - подписания документа, от и до);
- регион, по которому ведется поиск (страна, область);
- организация (корреспондент/адресат);
- содержание (тема).
При поиске сведений по конкретному документу может непосредственно
задаваться номер документа.
Поиск документов может выполняться по неисполненным документам,
исполненным документам (имеющим дату исполнения и отметку о помещении в
дело), по всей оперативной базе данных (документы текущего
делопроизводственного года), а также при необходимости - по архивной
базе данных (документы предшествующих лет).
При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при
необходимости распечатывается регистрационная форма. При поиске группы
документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в
табличной форме.
В случае поиска неисполненного документа результатом поиска является
информация, у какого исполнителя документ находится в данный момент.
Если документ уже исполнен, то на экран выводится информация, в каком
деле находится данный документ".*
____________________________________________________
* Кузнецов С.Л. Автоматизированный контроль исполнения - важное условие
успешной работы офиса. - «Секретарское дело», 1997, № 1, с. 80. Более
подробно см. книгу: Кузнецов С.Л. Компьютеризация делопроизводства. -
М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 1997.
6.7 ОТПРАВКА ДОКУМЕНТОВ
Обработка и отправка исходящих документов, так же, как прием и обработка
входящих, проводятся централизованно или секретарем или в экспедиции
(экспедитором).
Получив документ к отправке, прежде всего проверяют правильность его
оформления:
- наличие подписи;
- наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют);
- наличие заголовка;
- правильность адресования;
- если документ предназначен разовому корреспонденту, наличие адреса;
- наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.
Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте,
так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в
полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.
При отправке документа по почте он конвертуется. Документы, направляемые
в один адрес, вкладываются вместе в один конверт. Конверты адресуются,
маркируются. Для постоянных корреспондентов конверты заготавливаются
заранее. Все оформление документов, предназначенных к почтовому
оформлению, проводится в строгом соответствии с требованиями Почтовых
правил.
Однако, в последние годы с развитием передачи документов по телефонным
каналам связи (факс, электронная почта) количество корреспонденции,
пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, постоянно
уменьшается.
Передача документов с использованием электронной почты значительно
сокращает время на передачу информации и повышает надёжность доставки.
Вместе с тем не следует забывать, что передача документов по электронной
почте ставит проблему удостоверения достоверности подписи (авторизации
документа), то есть применения специальной программы "электронной
подписи" и заключения специального соглашения об авторизации с каждым
корреспондентом.
Служба ДОУ организации должна быть готовой оперативно ответить на любой вопрос об информации, содержащейся в документах, о том, что происходит (произошло) с документом в организации.
Для того чтобы обеспечить быстрый поиск информации, выдачу справки по документам, в организациях создаются различного рода информационно-справочные системы. Основой для построения любой информационно-справочной системы является проведение учета и регистрации документов. Информационно-справочная работа организуется, как правило, в той же форме, что и регистрация. Если регистрация документов проводилась с помощью РКК и регистрационной картотеки, то и информационно-справочная работа организуется с помощью справочных картотек. Количество справочных картотек, признаки, используемые при их формировании, зависят от многих факторов: объема документооборота, тематики деятельности организации и соответственно характера поступающих справок, наличия сети подведомственных организаций или постоянных корреспондентов, принятой системы делопроизводства и др. Чаще всего в организациях применяются справочные картотеки, построенные по следующим признакам:
· по корреспондентскому – рубриками являются названия постоянных корреспондентов;
· по географическому – рубриками являются названия области, города, месторождения и др.;
· по предметно-вопросному (тематическому, производственно-отраслевому) – рубриками являются названия управленческих функций и участков (вопросов) деятельности данной организации;
· по структурному – рубриками служат названия структурных подразделений организации;
· по номинальному – рубриками являются наименования видов документов;
· по алфавитному – рубриками являются буквы русского алфавита.
Корреспондентский и географический признаки построения справочной картотеки используются в том случае, если у организации есть большая подведомственная сеть подчиненных ей организаций или она ведет переписку со значительным числом постоянных корреспондентов.
Предметно-вопросный признак (тематический, отраслевой) используется и в построении кодификационных тематических картотек (баз данных по нормативным актам). На каждый отдельный вопрос, содержащийся в тексте нормативного акта, составляется тематическая карточка, поэтому на один нормативный акт составлено несколько тематических карточек. Тематическая кодификационная картотека ведется не в службе ДОУ, а в юридической службе организации. Она ведется постоянно, и все изменения, внесенные в нормативный акт по данному вопросу, вносятся в базу данных (фиксируются на оборотной стороне карточки). Старые записи не уничтожаются. Карточки находятся в кодификационной картотеке до тех пор, пока нормативный акт не будет заменен новым.
Структурный признак построения справочной картотеки применяется тогда, когда отсутствует (или не разработана) тематическая картотека. В какой-то мере справочная картотека, построенная по структурному признаку, дублирует тематическую картотеку, только без той степени детализации, которая присуща тематической картотеке.
Номинальный признак построения справочной картотеки используется для создания информационно-справочного массива по документам, регистрация которых осуществлялась в пределах одного вида. Это, как правило, внутренние документы самой организации и распорядительные документы других организаций.
Алфавитный признак построения справочной картотеки широко используется при организации делопроизводства по обращениям граждан. Буква русского алфавита, являясь рубрикой такой картотеки, представляет собой первую букву фамилии автора жалобы (заявления, предложения).
Справочные картотеки могут делиться на две идентичные части. Рубрики будут одинаковы и в первой, и во второй части, но в первую часть будут устанавливаться РКК на неисполненные документы, а во вторую часть – РКК на исполненные документы, которые после исполнения документа изымают из первой части и переставляют во вторую часть. Это также ускоряет выдачу справки по документам. Внутри каждой рубрики РКК устанавливаются, как правило, по хронологии. Причем для удобства в работе применяется обратный хронологический порядок, т.е. при открытии рубрики первой всегда будет стоять РКК на последний поступивший документ.
Число справочных картотек, их размещение в службе ДОУ и структурных подразделениях зависят от применяемой в организации системы делопроизводства, характера справок и других факторов. Однако технология работы с картотеками по традиционной системе в ручном режиме стандартна.
После заполнения РКК (в 5 экз.) они распределяются следующим образом:
1 и 2-й экземпляры РКК вместе с документом отправляются исполнителю, затем
1-й экземпляр с подписью исполнителя о получении возвращается в подразделение по учету и регистрации службы ДОУ и устанавливается в регистрационную картотеку, рубриками которых являются названия месяцев года. Внутри РКК помещаются по датам поступления и порядковым номерам. Эта картотека иногда называется хронологической, является основной (страховой) и все отметки о движении документа вносятся в этот экземпляр РКК.
2-й экземпляр РКК остается в структурном подразделении и устанавливается в картотеку структурного подразделения организации.
3-й экземпляр РКК передается в контрольную службу (если документ подлежит контролю исполнения) и устанавливается в контрольно-сроковую картотеку по сроку исполнения.
4 и 5-й экземпляры РКК устанавливаются в справочных картотеках подразделения службы ДОУ по учету и регистрации, которые построены по выбранным признакам.
Все картотеки хранятся по месту их формирования после окончания делопроизводственного года еще 1–2 года. Архивный срок хранения РКК согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, – 3 года, после чего часть из них может быть уничтожена, а часть (РКК на распорядительные документы) может быть передана в ведомственный архив для пополнения там научно-справочного аппарата.
Если регистрация в организации осуществляется в автоматизированном режиме, то возможности информационно-справочной работы значительно расширяются и увеличивается скорость ее проведения. Автоматизированный информационно-поисковый массив ведется в соответствии с применяемым в местах регистрации документов программным обеспечением, единой формой РКК, в которой нормативно закреплен состав показателей, вводимых в ИПС. Также в ГСДОУ приведены правила заполнения этих показателей для обеспечения их однозначного толкования.
Современные системы управления базами данных позволяют быстро выдавать справки по любому из показателей РКК или по их комбинации. Поиск сведений может осуществляться как по документам текущего делопроизводственного года, так и по архивной базе данных, сформированной по документам прошлых лет. Справочные сведения могут выводиться на экран, могут распечатываться в виде РКК. Если поиск осуществляется по группе документов, то печать может осуществляться в табличной форме.
Контрольные вопросы
- Эволюция возможностей информационно-справочной работы
- Преимущества автоматизированных систем:
- полнота поиска
- оперативность
- распределенный доступ
- дополнительные возможности информационного обслуживания
Информационно-справочная работа по документам организации – одна из важнейших задач службы ДОУ. Оперативность и полнота представления информации, необходимой для подготовки управленческого решения, создания документов во многом определяет качество работы управленческого аппарата в целом. Одна из основных задач при создании современной автоматизированной системы регистрации документов – это именно потребность создания базы данных по всем документам организации для последующей информационно-справочной работы.
Изначально, когда использовались журнальные системы регистрации, возможности информационно-справочной работы были сильно ограничены. Если не был известен порядковый номер, под которым документ зарегистрирован в журнале, или хотя бы точная дата регистрации документа, для поиска было необходимо просматривать значительную часть журнала. Естественно, поиск был весьма трудоемким и выполнялся в случае острой необходимости.
С появлением карточных систем регистрации возможности по поиску документов несколько расширились, несколько экземпляров регистрационной карточки, напечатанные под копирку, позволяли создать 2–3 тематические картотеки. Теперь поиск мог осуществляться, например, по алфавиту корреспондентов или по теме документа. Однако поисковые возможности картотечной системы также были ограничены. Так как для поиска по каждому поисковому признаку (корреспонденту, тематике, географическому признаку и т. п.) надо было создавать отдельную картотеку, а число картотек было ограничено (под копирку можно было напечатать 3–4 экземпляра карточки, картотечные шкафы занимали много места), то и возможности поиска ограничивались этими 2–3 поисковыми признаками. Кроме того, такая картотека, находясь в службе ДОУ, требовала использования централизованной системы регистрации документов, когда все документы поступали централизованно в службу ДОУ, регистрировались, а потом уже передавались в подразделения. В больших организациях, при использовании децентрализованной системы регистрации документов, когда документы регистрировались непосредственно в подразделениях, департаментах, общая справочная система по документам организации отсутствовала в принципе.
С внедрением современных автоматизированных систем учета документов (систем электронного делопроизводства, СЭД) возможности информационно-справочной работы перешли на качественно новый уровень.
Можно выделить следующие отличительные особенности информационно-поисковой работы в автоматизированных системах (СЭД).
1. Возможность поиска по любому поисковому признаку, а также по сочетанию нескольких поисковых признаков одновременно. Таким образом, мы можем искать, например, документы, поступившие от конкретного корреспондента за определенный период времени; либо документы определенного вида, подготовленные в каком-то подразделении, или отчеты, подготовленные сотрудниками отдела продаж в феврале – мае 2007 г.; документы, согласованные сотрудником в декабре 2007 г., и т. п.
2. Возможность полнотекстового поиска. Так как практически все документы сегодня создаются на компьютере, все больше документов поступают в электронной форме либо сканируются в службе ДОУ, соответственно, быстро растет доля полнотекстовых СЭД, то есть систем, в которых хранится не только информация о документе (регистрационная карточка), но и сам документ в виде прикрепленного к карточке файла либо набора файлов разных форматов (образ документа и текст документа либо документ и приложения к нему). Существенно расширяются возможности поиска. Теперь мы можем искать не только но набору реквизитов или ключевым словам (рубрикатору), но и по любым словам, которые могут встретиться в тексте документа.
3. Расширенный поиск. Быстрое совершенствование поисковых систем в сети Интернет, адаптированных к текстовым запросам, сформулированным обычным языком, позволило использовать аналогичные механизмы, позволяющие искать с учетом морфологии, словарей синонимов и т. п. по всем документам организации, включенным в СЭД. Так называемый «язык поисковых запросов» позволяет указывать, что искомые слова должны находится рядом, в одном предложении, в одном абзаце. Чтобы сузить круг результатов поиска, можно указать, какие слова не должны встречаться в тексте, например, ищем «Буш», но без слова «старший» и т. п.
4. Тематический поиск. Полнотекстовый поиск позволяет легко выполнять тематические подборки документов, в том числе по сложным документам, посвященным целому ряду вопросов, которые могут даже и не быть отражены в явном виде в заголовке документа. Причем результатом запроса может быть как подборка документов, так и «выжимка» – отрывки из документов по заданному вопросу с указанием источника по форме: заголовок, дата и номер документа, кусок текста по данному вопросу. А уже на основании подобной подборки пользователь принимает решение заказать какие-то документы целиком.
5. Единая СЭД позволяет осуществлять сквозной поиск по документам текущего делопроизводства, документам, завершенным в делопроизводстве и архивным документам. По мере пополнения электронной картотеки СЭД будет содержать все больше документов. Если документы текущего делопроизводства со временем передаются в ведомственный архив, то электронные карточки и сами электронные документы могут продолжать храниться в системе. Однако следует учитывать, что некоторые программы не позволяют вести сквозной поиск по всем годовым разделам, так как каждый годовой раздел представляет собой отдельную базу данных. Больше всего неудобств такие системы доставляют в начале года, когда особенно часты обращения к еще не исполненным документам за прошлый год и надо постоянно переключаться между текущей базой и базой по документам за прошедший год. А если точно не известен год документа или необходимо найти документы за разные годы, то в таком случае требуется выполнить целый ряд повторяющихся поисков – по числу годовых разделов в системе. Так как некоторые СЭД содержат документы за десять и более лет, это существенно усложняет поиск. Поэтому от таких программ постепенно отказываются, переходя к системам, позволяющим осуществлять сквозной поиск по всем годовым разделам, как по документам текущего делопроизводства, так и по документам, переданным в архив.
6. Распределенный доступ. Традиционно информационно-справочная работа выполнялась службой ДОУ. То есть если было необходимо найти какой-либо документ или документы – руководство, сотрудники обращались к сотрудникам службы ДОУ, а те уже по журналам или картотекам уточняли, где и у кого находится тот или иной документ. Создание автоматизированной системы позволяет осуществлять распределенный удаленный доступ к СЭД с любого рабочего места, причем как внутри локальной сети офиса, так и из удаленного офиса, филиала, а при соблюдении соответствующих мер безопасности – из любой точки мира через сеть Интернет, например руководством или сотрудниками, находящимися в командировке, дома и т. п. Таким образом резко возрастает оперативность получения информации о документах всеми сотрудниками организации.
Сегодня работа с СЭД становится повседневной операцией практически для любого работника аппарата управления. Точно так же, как повсеместным стало использование правовых баз данных типа «Гарант», «Кодекс», «КонсультантПлюс» и т. п., при подготовке любого документа первое, что делает сотрудник, – это обращается к СЭД, выполняя поиск уже имеющихся документов по тому или иному вопросу. Таким образом, с одной стороны, не тратится время на подготовку документов по ранее уже решенным вопросам и существенно снижается вероятность дублирования в работе сотрудников. Например, распространенная управленческая ситуация, когда сотрудники двух департаментов готовят противоречащие друг другу документы… С другой стороны, имея в своем распоряжении всю базу документов и знаний организации, даже недавно пришедшие в компанию сотрудники могут готовить гораздо более качественные документы.
7. Защита от несанкционированного доступа. Внедрение СЭД обязательно сопровождается определением круга документов, доступных сотрудникам организации в зависимости от распределения обязанностей и круга полномочий. Информационно-справочное обслуживание должно соблюдать баланс между необходимостью максимально полного доступа сотрудников ко всей необходимой им для эффективной работы информации и защитой конфиденциальной информации от несанкционированного доступа. Как правило, устанавливаются три градации доступа к документу: просмотр карточки и прикрепленного к ней документа, доступ к карточке без возможности просмотра собственно документа и запрет доступа. В зависимости от настроек и конкретной программы пользователь либо получает информацию, что у него нет прав доступа к документу, либо сведения о документе вообще не отображаются в результатах запроса, а если прямо указать в запросе номер закрытого документа, программа выдаст сообщение, что такого документа не существует.
8. Расширенное информационное обслуживание. Так как информационно-документационное обслуживание управленческого аппарата является одной из основных задач службы ДОУ, то внедрение СЭД позволяет значительно повысить полноту и качество, внедрить новые формы информационно-документационного обслуживания. Например, несмотря на возможность прямого доступа к системе не все сотрудники в совершенстве владеют языком поисковых запросов. Если поиск конкретного документа, как правило, затруднений не вызывает, то сложный тематический поиск уже может вызвать затруднения. Поэтому, особенно на первом этапе, сотрудники будут продолжать обращаться к службе ДОУ с просьбой подобрать документы по тому или иному вопросу. В этом случае имеет смысл предоставлять сотруднику не собственно подборку документов, а сохраненную форму запроса, запустив которую сотрудник получает от системы список необходимых ему документов. Причем службе ДОУ имеет смысл не ждать, когда поступит тот или иной запрос, а, проанализировав потребности сотрудников, создать набор типовых запросов, которые могут понадобиться сотрудникам и довести их до каждого потребителя. Использование запросов по сравнению с подборками документов имеет то преимущество, что если в системе появятся новые документы, отвечающие критериям запроса, то в дальнейшем, запустив запрос, сотрудник получит на экран полный список, включающий и вновь появившиеся документы. Некоторые программы имеют функцию подписки, позволяющую сотруднику получать уведомления обо всех новых документах, появившихся в системе и отвечающих тому или иному критерию, например, связанных с конкретной организацией и т. п.
9. Отдельным справочником, расширяющим информационно-справочные возможности СЭД, является адресная книга. В коммерческих организациях сегодня все чаще это даже не модуль СЭД, а отдельная программа, представляющая собой целый класс программ – CRM-система, то есть система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM – customer relationship management). Такая сильно расширенная адресная книга содержит в себе сведения обо всех организациях, с которыми данная компания поддерживает взаимоотношения: их адреса, банковские реквизиты, фамилии, имена, отчества, контактные телефоны и другая справочная информация, включая информацию о поставках, заключенных договорах, переговорах и т. п. Наличие такой информации в системе делает работу с корпоративными клиентами в большей степени независящей от конкретного менеджера и минимизирует риски потерь в случае ухода сотрудника.
10. Дополнительные справочные материалы. Сегодня служба ДОУ ведет не только информационно-справочную работу по документам организации, но и может собирать всю необходимую информацию по тематике работы организации, отслеживая публикации в прессе, в сети Интернет, выходящие печатные издания и другую необходимую по работе сотрудникам организации информацию. Вся эта информация ежедневно собирается, добавляется в систему и с заданной периодичностью, например раз в неделю, сотрудники оповещаются о новых поступлениях, путем циркулярной рассылки по электронной почте или выкладывания информации на внутрикорпоративный интернет-сайт.
Кроме того, информационно-справочное обслуживание может осуществляться не только на основании автоматизированной системы электронного делопроизводства (СЭД), но и на базе других специализированных информационных систем, например правовых, систем для работы с проектно-конструкторской документацией (системы управления жизненным циклом) и т. п. Иногда автоматизация работы с документами реализуется и на основе комплексной системы управления предприятием (ERP-системы). Однако надо учитывать, что ERP-системы, как и многие другие корпоративные информационные системы (КИС), как правило, отличаются значительно более высокой стоимостью каждого рабочего места, и самое главное – в первую очередь ориентированы на работу не с документами, а с показателями, цифрами, и не могут эффективно обеспечивать информационно-справочную работу по документам организации.
В заключение следует подчеркнуть, что использование современных автоматизированных систем позволяет перевести на новый уровень информационно-справочную работу, а значит, и существенно поднять эффективность работы управленческого персонала в целом, любой организации, учреждения, фирмы, независимо от профиля, масштабов деятельности и формы собственности.
Одна из главных целей регистрации - создание банка данных о документах учреждения. На его основе служба делопроизводства обязана в несколько минут ответить на вопросы двух типов:
У кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;
В каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.
Для ответа на такие вопросы информационно-поисковая система должна охватывать весь массив документов учреждения.
Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов - важнейшая задача службы делопроизводства. И прежде всего для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах.
Информационно-справочную работу, как и саму систему регистрации, можно вести как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме.
Справочная картотека состоит из регистрационных карточек. Для картотеки нужен длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки будут, в отличие от сроковой контрольной картотеки, накапливаться в течение года.
Разделителями в справочной картотеке обычно бывают названия структурных подразделений (если они есть) или направления деятельности в учреждении. Внутри этих разделов удобнее размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). Отдельно ведется картотека на обращения граждан (предложения, заявления, жалобы). Она строится по алфавиту фамилий авторов обращений. Желательно также иметь отдельную картотеку на законодательно-нормативные и распорядительные документы, которая формируется по тематическому принципу. Часто ведутся отдельно картотеки на исполненные и неисполненные документы.
Количество картотек не ограничено. Их можно построить по любому, внесенному в регистрационную карточку показателю. При смешанной форме организации делопроизводства картотеки могут вестись в канцелярии и в отделах. В оперативной работе находятся картотеки за текущий и прошедший годы. Общий срок хранения карточек - три года. В картотеке законодательно-нормативных и распорядительных документов карточки стоят до замены документов новыми.
В целом, до внедрения компьютерных технологий в сферу управления, информационно-справочная работа по документам организации была слабым участком работы делопроизводственных служб.
Возможности информационно-справочного обслуживания значительно расширены с введением автоматизированной системы регистрации.
Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.
Справка может выдаваться:
По конкретному документу: где находится; стадия подготовки; результат исполнения; место хранения.
По теме (содержанию): конкретный документ; группа документов.
По региону: стране; области; городу;
Для поиска документа или группы документов могут задаваться следующие реквизиты:
Входящие, исходящие, внутренние документы (поиск может вестись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов);
Вид документа (письмо, приказ, договор и т.п.);
Приблизительные хронологические рамки поиска (по дате поступления или для внутренних - подписания документа, от и до);
Регион, по которому ведется поиск (страна, область);
Организация (корреспондент/адресат);
При поиске сведений по конкретному документу может непосредственно задаваться номер документа.
Поиск документов может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам (имеющим дату исполнения и отметку о помещении в дело), по всей оперативной базе данных (документы текущего делопроизводственного года), а также при необходимости - по архивной базе данных (документы предшествующих лет).
При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при необходимости распечатывается регистрационная форма. При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в табличной форме.
Результатом поиска неисполненного документа является информация о том, у какого исполнителя документ находится в данный момент. Если документ уже исполнен, то на экран выводится информация, в каком деле находится данный документ.
Существенно расширяют возможности поиска полнотекстовые базы данных по документам учреждения. Эта форма работы с электронными копиями документов в последнее время получает все большее распространение. В этом случае к регистрационной карточке на документ автоматически прикрепляется файл с текстом самого документа (входящий - полученный по электронной почте, факсу либо введенный путем сканирования и последующего распознавания бумажного документа, исходящий или внутренний - подготовленный с помощью текстового редактора, электронной таблицы и т.п.).
Такие полнотекстовые системы позволяют осуществлять поиск не только по реквизитам, внесенным в карточку на документ, но и по содержанию документа, т.е. искать документы, в тексте которых имеются те или иные слова или словосочетания. Например, если мы хотим найти документы, связанные с закупкой бумаги у фирмы «Восход», то осуществляется поиск по словам «бумага» и «Восход».
Компьютерные технологии позволили во много раз уменьшить время поиска необходимой информации по документам и самих документов, что заметно повлияло на качество принимаемых управленческих решений и текст создаваемых документов.
Контрольные вопросы
1. Какое значение имеет информационно-справочная работа в организации документационного обеспечения управленческой деятельности?
2. Как информационно-справочная работа связана с регистрацией документов?
3. В каких формах может быть организована информационно-справочная работа в учреждении?
4. Назовите наиболее типичные виды запросов по документам.
5. Как строится информационно-справочная картотека в традиционной форме, ее разделители?
6. В чем преимущество ведения информационно-справочной работы в автоматизированном режиме?
7. По каким данным о документе может наводиться справка в автоматизированном режиме?
Контроль за исполнением документов
Значение и виды контроля
Контроль исполнения задания - одна из функций управления. Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов. Можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.
Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченное лицо. Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, отраженных в документах, несут руководители структурных подразделений и сотрудники, которым поручено исполнение документа. Исполнитель, как правило, указывается в резолюции руководителя на документе или определяется в соответствии с распределением обязанностей в организации (фирме). Если в резолюции руководителя указано несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа и соответственно организующим его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым.
Контроль за сроками исполнения документов ведет служба документационного обеспечения управления, а в небольшой фирме - секретарь. В Государственной системе документационного обеспечения управления указано, что «Контроль исполнения включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов».*
* Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991, с.47-48.
Технологию ведения контроля за сроками исполнения документов можно разбить на следующие процедуры:
Фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства (проводится в процессе регистрации);
Проверка своевременного доведения документа до исполнителя;
Корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, передаче документа от исполнителя к исполнителю, из подразделения в подразделение (заполнение раздела «Ход исполнения»);
Напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов и поручений;
Информирование руководителей (подразделений и организации) о состоянии и ходе исполнения документов;
Внесение данных об исполнении документов;
Анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.
С учетом того, что исполнительская дисциплина в нашей, стране пока еще не на должном уровне, все документы, требующие принятия управленческого решения либо выполнения каких-либо действий, составления ответного или иного документа, должны быть поставлены на контроль. Для распорядительных документов, например, приказов, предметом контроля являются содержащиеся в нем решения. Соответственно на контроль ставится каждый пункт, каждое задание или поручение, содержащееся в распорядительном документе.
Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством, например, для исполнения обращений граждан.
В документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Для решения периодически повторяющихся вопросов в учреждении должны быть установлены и отражены в инструкции типовые сроки исполнения таких документов.
В приложении к «Государственной системе документационного обеспечения управления» дан перечень типовых сроков исполнения документов, которым надо воспользоваться, составляя инструкцию по делопроизводству конкретного учреждения.
Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.
В сроковом контроле можно выделить текущий контроль, предупредительный и итоговый контроль.
Основными видами контроля являются текущий и предупредительный контроль.
Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом. Ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме - секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня, выявляют и составляют список документов, срок исполнения которых истекает сегодня.
Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (решение вопроса на заседании, подписание документа, отправка факса и т.д.). Поэтому контроль за сроками исполнения документов - это функция, обязательно предусматриваемая в должностной инструкции секретаря руководителя. Ежедневно выявляя документы, срок исполнения которых истекает, секретарь выясняет возможность своевременного решения вопроса, а в случае срыва сроков - докладывает об этом руководителю.
В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня. Сотрудник имеет еще время для решения вопроса.
Очень важна форма проведения контроля. Только ориентация контроля на помощь сотрудникам в организации их работы, а не на выявление недостатков, стремление помочь, напомнить, а не уличить могут обеспечить наибольшую эффективность работы службы контроля.
Систематическая проверка исполнения, умело и корректно проведенная сотрудником, который тактично напоминает, что документ нужен в срок, что от своевременного решения вопроса зависит процветание фирмы и т.д., подчеркивает нужность данного работника и его работы. Кроме того, сроковая картотека помогает при планировании рабочего дня руководителя, так как в ней отражены все мероприятия и задания на данное число.
Если при получении документа, либо в ходе выполнения документа исполнителем выясняется невозможность его своевременного исполнения, об этом докладывается руководителю подразделения (тому руководителю, резолюция которого имеется на документе или который дал задание исполнителю), который имеет право на перенос срока исполнения документа. Если руководитель продлевает срок исполнения, секретарь в соответствии с его указанием вносит в регистрационную карточку новый срок исполнения.
Вопрос о переносе сроков исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты. Перенос срока исполнения задним числом не допускается и, как правило, в принципе невозможен в автоматизированных системах.
Для документов с длительным (несколько месяцев) сроком исполнения, например договоров, могут контролироваться промежуточные этапы исполнения с занесением сведений о ходе исполнения в поле «Ход исполнения» регистрационной карточки документа.
Часто решение вопроса требует последовательной работы над документом нескольких исполнителей или согласования документа с несколькими подразделениями. Например, проект договора должен быть согласован с юридической службой, с бухгалтерией и т.п. В этих случаях должен контролироваться срок нахождения документа у каждого исполнителя. При передаче документа факт передачи обязательно регистрируется. Обычно регистрация проводится секретарем подразделения, передающего документ. Движение документа и даты его передачи отражаются в разделе регистрационной карточки «Движение документа».
При появлении документов с истекшим сроком исполнения их список в тот же день распечатывается и докладывается руководителю.
Если право на. проведение регистрации документов может быть предоставлено широкому кругу сотрудников, то внесение изменений в регистрационную карточку, как правило, осуществляется только одним ответственным работником, секретарем-референтом или начальником канцелярии.
Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа должен быть записан в регистрационной карточке. Например: направлено приглашение, подписан договор, отправлено письмо со спецификацией продукта и т.п.
В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.
К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом. Итоговый контроль проводится сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем фирмы с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Фактически он представляет собой аналитическое обобщение документооборота, исполнительской дисциплины в организации (фирме) и её структурных подразделениях, дает представление о работе организации в целом. Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий, т. е. контролируемых документов. Итоговый контроль в обязательном сочетании с предупредительным контролем является средством обеспечения решения производственных и коммерческих задач и в то же время стимулирующим фактором повышения дисциплины служащих.
Формой контроля является периодическое составление обобщающей отчетности по документам организации (фирмы). Это позволяет руководству знать, чем занимается тот или иной сотрудник (подразделение) и как обстоят дела по конкретному направлению деятельности (решению того или иного вопроса).
Форма отчета по контролю
Такая таблица является основой для итогового контроля.
Одна из главных целей регистрации – создание базы данных о документах организации. Служба документационного обеспечения управления (или секретарь в небольшой организации) на основе этой базы данных обязаны ответить на вопросы двух типов:
- у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;
- в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.
Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов – главнейшая задача службы ДОУ. И, прежде всего, для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах. Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации, может вестись как в традиционной форме (в основном с помощью картотеки), так и в автоматизированном режиме.
Справочная картотека строится из регистрационных карточек. Разделителями в справочной картотеке являются названия структурных подразделений или направления деятельности организации. Внутри этих разделов удобнее всего размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). В момент регистрации документа составляется две карточки: одна помещается в сроковую контрольную картотеку, другая в справочную. После исполнения документа карточка из сроковой картотеки как более полная и имеющая все отметки о решении вопроса, затронутого в документе, переставляется в справочную картотеку, а аналогичная карточка из справочной картотеки уничтожается либо используется при создании дополнительной справочной картотеки для поиска документов по другому поисковому признаку.
Говоря об информационно-справочной работе по документам организации, необходимо отметить, что одним из основных преимуществ использования автоматизированных систем документационного обеспечения управления, по сравнению с традиционными технологиями, является сокращение времени, затрачиваемого на поиск документов и составление сводок и отчетов, а также повышение эффективности поиска и качества сводок и отчетов.
Используя автоматизированную систему документационного обеспечения управления, можно быстро производить поиск документа или документов как по значению и сочетанию любых реквизитов регистрационно-контрольной карточки, так и по текстам самих документов (файлов).
Использование автоматизированной системы документационного обеспечения управления переводит информационно-справочную работу на новый уровень. Доступ к системе с рабочих мест всех сотрудников, работающих с документами, а не только службы документационного обеспечения управления, а также возможность оперативного поиска любых документов, как текущего делопроизводства, так и за прошедшие годы позволяет значительно повысить качество составления документов, исключить повторное составление аналогичных документов или подготовку противоречащих друг другу документов разными сотрудниками или подразделениями и, в конечном итоге, приводит к существенному повышению эффективности работы управленческого аппарата в целом.
- Виды номенклатуры дел. Классификационная схема построения
После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того, чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных документов, т.е. группировка их в дела.
Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения. Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел - это многофункциональный документ, используемый для разных целей:
- номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел;
- каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким образом с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;
- номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;
- номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;
- номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.
Общие требования к номенклатуре. Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:
- охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;
- раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;
- конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;
- систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.
Виды номенклатур . Различают типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел.
Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.
Независимо от существования типовой и примерной номенклатур, каждая организация должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел.
В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заводимых в организации в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяются в сводную номенклатуру.
При наличии типовой номенклатуры заголовки дел полностью переносятся в конкретную номенклатуру. Из примерной номенклатуры дел при составлении конкретной выбираются названия тех дел, которые образуются в данной организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут объединяться или разъединяться в зависимости от объема документации или специфики работы организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. Таким образом, наличие типовой или примерной номенклатуры значительно облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации.
Составление номенклатуры . Составлению номенклатуры предшествует изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе реализации учреждением (организацией) своих задач. Изучаются уставы и положения об учреждении и его структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки). Но главным источником являются сами документы организации. При определении сроков хранения дел основными пособиями служат типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, а также перечни документов, подлежащих приему на государственное хранение.
К процедуре составления номенклатуры дел необходимо привлекать руководителей и ведущих специалистов организации для помощи в определении состава задач, которые будут решаться подразделениями в течение года, а также состава документов. Негосударственным организациям методическую помощь могут оказать на договорных началах архивные учреждения.
Номенклатура дел на предстоящий год составляется в последнем квартале предшествующего года и после утверждения руководителем вводится в действие с 1 января. Она должна ежегодно пересматриваться и уточняться, а не реже, чем раз в пять лет, или при изменении функций и структуры организации - заново составляться и согласовываться.
Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов :
- определение круга документов для включения в номенклатуру;
- составление заголовков (наименований) дел;
- разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка расположения дел;
- определение сроков хранения дел;
- определение системы индексации и установление индексов дел;
- оформление и удостоверение номенклатуры дел.
Определение круга документов для включения в номенклатуру. Основное требование к номенклатуре - охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки.
В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций.
В номенклатуру дел включаются также документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более одного года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривают несколько резервных номеров.
Не включаются в номенклатуру печатные издания (сборники, справочники и т.д.)
Разработка классификационной схемы . После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он основан на учете организационно-структурного построения аппарата управления и выполняемых им функций.
В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения крупной организации дела систематизируют по степени их важности с учетом взаимосвязи документов.
Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих органов, затем - дела, содержащие организационную документацию, относящуюся к деятельности организации в целом (устав, положения) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения. Далее располагают дела с распорядительной документацией самого учреждения или организации (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел следуют дела с плановыми и отчетными документами (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и другими документами.
Внутри каждой из перечисленных групп дела располагают по степени их важности, например, вначале годовые планы, затем квартальные и после них - месячные. Аналогично систематизируют и дела с отчетными документами. Дела с перепиской располагают в следующем порядке: вначале - переписка с директивными и вышестоящими органами, затем - с неподчиненными организациями и в конце - с подведомственными организациями, если они есть, своими филиалами и представительствами.
При большом количестве однородных корреспондентов дела можно размещать в алфавитном порядке наименований корреспондентов или географических названий.
Номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений. В этом случае разделами сводной номенклатуры дел будут служить названия структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации. Первым разделом номенклатуры всегда будет служба делопроизводства (например, канцелярия). Последние разделы - это общественные организации или органы, действующие на общественных началах.
В организациях без структурного деления или с нестабильной структурой разделами номенклатуры являются управленческие функции или основные направления деятельности, например: руководство, планирование, учет, материально-техническое обеспечение, кадры, документационное обеспечение.
Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре организации должен быть стабильным и одинаковым для всех структурных подразделений, так как только в этом случае достигается быстрый поиск конкретного дела и необходимых документов.
- Требования к составлению заголовков дел номенклатуры. Элементы заголовка.
Это самая сложная часть работы при составлении номенклатуры дел.
Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д. В заголовках дел не употребляются формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.п.
Степень конкретизации, детализации наименований дел должна определяться в каждом конкретном случае и обеспечивать наиболее благоприятные условия для работы с документами в делопроизводстве и быстрого поиска необходимой информации.
Понятие дело употребляется в заголовках судебных, следственных, личных, арбитражных и других дел, содержащих различные по видам документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу. Например: «Дело о выделении средств на ремонт краеведческого музея г. Бологое»; «Дело об организации довузовской подготовки в МГТУ "Станкин"».
При заведении личных дел фамилия, имя и отчество лица, на которое заводится дело, указываются в именительном падеже.
Термин документы употребляют в заголовках дел, содержащих документы по одному и тому же вопросу, но не связанных последовательностью его решения, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу. В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов. Например: «Документы о строительстве нового учебного корпуса университета (утвержденные сметы расходов, планы работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ)»; «Документы к протоколам заседания Коллегии за I квартал 2000 года (проекты решений, справки, обзоры, планы)».
Использование терминов материалы и документальные материалы неправомерно, так как они не предусмотрены государственным терминологическим стандартом.*
В наименованиях дел, содержащих переписку, уточняют, с кем и по какому вопросу она ведется. Однако при указании " корреспондента нужно учитывать следующее:
- Если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке дела, например: «Переписка с фирмой ГЕРМЕД о выполнении контракта по поставкам диабетических препаратов».
- Если в деле сгруппирована переписка с однородными корреспондентами, их название в заголовке дела дается обобщенно, например: «Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и использовании тары».
- Если однородные корреспонденты находятся на одной определенной территории (край, область, район), целесообразно указывать ее в заголовке, например: «Переписка со школами Северо-Восточного округа об участии в математической олимпиаде».
- В случае переписки с разнородными корреспондентами в заголовок дела они не выносятся, а указывается лишь вопрос, например: «Переписка об организации международной конференции "Женщины и бизнес"».
Свои особенности имеют заголовки дел, содержащих распорядительную, плановую и отчетную документацию.
При группировке в деле распорядительных документов и протоколов в заголовке указываются вид документа, автор и год, например: «Приказы ректора университета по учебной работе за 1999 г.», «Протоколы заседаний совета директоров за 1999 г.».
Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные документы, должны включать указание на вид и характер документов, их периодичность, например: «Годовой отчет о научно-исследовательской деятельности института», «Месячные отчеты об отгрузке товаров».
В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются названия форм, их номер или условное обозначение (шифр): «Годовой отчет по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия (организации) (ф. 10-ф)».
Заголовки составляются из следующих элементов :
– указание вида заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты, протоколы и др.);
– название адресата (организации или лица, которым адресованы документы) или корреспондента (организации или лица, от которых получены документы);
– обобщенное краткое содержание документов дела (вопросы, которые отражены в комплексе документов);
– указание на месторасположение организаций-корреспондентов или организаций-адресатов (территориальные образования, местность);
– период (даты), к которому относятся документы дела;
– указание копийности (наличия копий документов) дела.
В заголовках конкретных дел будут содержаться разные элементы. Все зависит от того, какие документы объединены в деле. Но во всех заголовках в качестве обязательного минимального набора элементов будут следующие:
– название вида дела или вида документа;
– указание на наличие копий, например, "Приказы по учебной работе. Копии". Обращаем внимание на то, что указание на подлинность документов дела в заголовок не включают.
- Совершенствование документооборота. Пути и методы.
На данный момент среди способов, направленных на совершенствование документооборота, выделяются две группы : совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.
К первой группе относят все процедуры прохождения документов в учреждении: создание моделей учрежденческого документооборота, составление маршрутных карт технологического процесса, разработка рациональных схем документооборота, составление оперограмм и документограмм, схем движения документов и др.
К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения.
Сокращение объема документооборота связывается с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации (УСД), разработкой унифицированных требований к текстам, а также использованием бездокументных связей.
Главное условие сокращения объемов документов - упорядочение их возникновения. Основным методом упорядочения процесса документирования является унификация, как отдельных групп документов, так и всей системы делопроизводства. На практике это выражается в создании различных систем документации, строго устанавливающих состав применяемых документальных форм и регламент пользования ими. При унификации из документальных цепочек изымаются лишние звенья, документы, не соответствующие требованиям сегодняшнего дня и создаваемые просто по привычке. Применяемые однотипные формы заменяются единой. Например, после унификации организационно-распорядительной документации количество применяемых форм сократилось в 4 раза. Отмена издания приказа о командировках также способствовала бы сокращению объема документации. Состав унифицированных форм закрепляется в табеле документов, который утверждается руководителем и имеет нормативный характер. В табеле может указываться: название формы документа, код по ОКУД или отраслевому классификатору, периодичность составления, адресование, виза, место регистрации, способ заполнения, срок исполнения, годовая потребность, срок хранения. Могут быть внесены и другие графы, например, дата представления и др. Ежегодно табель пересматривается, в него вносятся соответствующие коррективы, отражающие изменения в функциях и задачах учреждения.
Таким образом, унификация позволяет упорядочить образование документов и тем самым сократить объем документооборота. Установление в табеле годовой потребности каждой формы лимитирует изготовление бланков.
Внедрение системы электронного документооборота, как способ совершенствования документооборота. В связи с развитием электронно-вычислительной техники и внедрением автоматизированных систем управления появляется возможность использовать электронный документооборот.
Стандартизация оформления документов . Стандартизация в широком смысле означает процесс установления и применения стандартов. Результаты стандартизации:
- Юридическая сила документированной информации;
- Оперативное и качественное исполнение, поиск документов;
- Эффективная автоматизированная обработка документов.
Благодаря проведению стандартизации и унификации формуляров и текстов документов на пути совершенствования документирования управленческой деятельности организаций можно достичь косвенного (повышение качества управления) и прямого (снижение затрат труда при работе с документами, расход материалов на их изготовление).
- Порядок составления, согласования и утверждения номенклатуры дел.
Номенклатура дел организации (учреждения) на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года службой документационного обеспечения управления по установленной форме Приложение на основании номенклатуры дел структурных подразделений организации (учреждения).
Названиями разделов номенклатуры дел организации (учреждения) являются названия структурных подразделений, расположенных в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации (учреждения). Первым разделом обязательно ставится служба документационного обеспечения управления (общий отдел), т.к. собирается организационно-правовая и организационно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации. Общественные организации указываются в конце номенклатуры дел наименований после структурных подразделений. Расположение разделов в номенклатуре дел закрепляется индексом структурного подразделения.
Номенклатура дел организации (учреждения) представляет собой многостраничный документ. Первый лист номенклатуры дел оформляется на общем бланке организации формата А4. Страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.
Номенклатура дел организации (учреждения) печатается, а затем тиражируется в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр хранится в службе документационного обеспечения управления, второй – используется службой делопроизводства как рабочий экземпляр, третий – в качестве учетного документа находится в архиве организации, четвертый – в государственном архиве.
При составлении номенклатура дел визируется заведующим архивом организации (учреждения), подписывается руководителем службы делопроизводства и после одобрения экспертной комиссии организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации (учреждения).
Согласованная с архивными учреждениями номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации, (учреждения) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатура дел пересогласовывается с архивными учреждениями не реже чем раз в 5 лет. В случае реорганизации она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования.
После утверждения номенклатуры дел руководителем организации (учреждения) для структурных подразделений и общественных организаций делаются выписки соответствующих им разделов для использования в работе.
Номенклатура дел организации (учреждения) является документом постоянного хранения и как самостоятельное дело подлежит учету по номенклатуре дел службы делопроизводства.
В организациях, не передающих документы на государственное хранение, разработанные номенклатуры дел ежегодно рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации. После одобрения экспертной комиссией номенклатуры дел утверждаются руководителем организации. Срок хранения их не менее 10 лет.